为使学院公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高办事效率，特制定本规定。

一、公文的意义

学院公文是传达贯彻上级或学校党政工作方针、请示汇报问题、报告工作情况、提出工作建议、交流工作情况的一种呈上启下的重要工具。学院公文不用文件形式出现，只用一般公函形式进行。公文要力求处理及时、准确、安全、保密。

二、公文的处理

学院公文处理一般有两种形式，一是处理上级和学校党政及各职能处室的业务性公文。二是学院向学校党政及有关职能处室请示报告的公文。

1、上级来文的处理程序及要求。

a、上级来文应由相关办公室文件管理人员进行分类登记，交办公室主任分发院党政领导批阅。

b、书记、院长批示的文件，涉及的部门和人员必须按规定时间和要求处理，同进要将处理结果向领导汇报，如未按时完成，要及时说明原因及措施。

c、公文处理后，要及时交办公室文件管理人员存档备查，妥善保管。

d、公文处理力求简化，注重实效。领导开会带回的文件可先处理后交办公室登记，但必须注意文件的保密与管理，不得泄秘或丢失。

e、有关人员借阅处理文件必须办理登记、借阅清销手续。文件管理人员要尽职尽责，坚持原则，不能怕麻烦。确保文件的安全、保密。

2、学院公文的处理程序及要求

a、凡属学院党政呈报学校党政及各职能处室的请示、报告、计划、总结等，由相关办公室按照要求草拟；拟稿后由办公室主任核稿，送有关院领导审批。

b、公文起草一般用方格稿纸，也可以用计算机打印。公文审批在公文原稿上签注意见。上报的公文必须存盘备查。

c、公文标题要准确，简要地概括公文的主要内容，反映情况要真实、准确、可靠，公文要力求简练，观点明确、标点符号使用正确。

d、公文要一事一报，不得一文数事。

e、公文必须注明主送机关（或领导人）、抄送、抄报机关等。最后要写明落款单位及时间。

f、 公文校对要认真，杜绝原则性错误，文字要准确，按规定份数打印，杜绝浪费。

g、重要的公文在起草、打印、上报过程中要做好保密工作。

三、院公文的种类

学院公文种类主要包括决定、通告、通知、通报、报告、意见、建议、请示、会议纪要、工作简报、通讯报道等。具体适应范围如下：

1、“决定”适用于对重要事项或重要工作做出安排，奖惩有关单位及人员。向学校报告或向院所属单位下发。

2、“通告”适用于本院在一定范围内应当遵守或周知的事项。对下不对上。

3、“通知”适用于本院下属单位办理、周知或执行的事项。

4、“通报”适用于本院对表彰先进、处理违纪或传达重要精神或情况。

5、“意见建议”适用于本院对某项事物的看法，向有关部门提出。

6、“请示”适用于本院向学校党政及有关部门对某项事物请求指示。

7、“报告”适用于向本院向学校党政及有关部门汇报工作、反映情况。

8、“会议纪要”适用于记载会议所决定的事项，通报会议情况，要求下属单位贯彻落实。

9、“工作简报”适用于综合反映学院的工作动态，希望学校领导、有关部门及下属单位了解学院的工作情况。

10、“通讯报道”适用于记载学院某项工作、某项活动，反映学院工作信息能公开宣传的内容。通讯报道的内容须经办公室主任及相关领导审核，加盖公章方可报出。

四、学院各系、所、中心公文参照本规定执行。

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二ΟΟ五年十一月